Hoofd bedrijfsvoering Hilversum (fulltime)

Proceon

Proceon scholengroep is een stichting met totaal 17 basisscholen in Het Gooi. Totaal wordt aan ruim 3000 kinderen onderwijs gegeven en er zijn ongeveer 350 medewerkers werkzaam. Proceon heeft de protestants christelijke identiteit en profileert zich op het gebied van kwalitatief goed onderwijs dat gericht is op de brede ontwikkeling van kinderen. Ons motto is: samen leren voor morgen, waarbij er veel aandacht is voor wereldburgerschap. Waarden die hierbij horen zijn: omzien naar elkaar, verbondenheid, kwaliteit en ontwikkeling. Zaken die Proceon hoog in het vaandel heeft zijn: innovatie, talentontwikkeling, goed werkgeverschap en vakmanschap.  

 

De basis voor de ontwikkeling van het onderwijs en de organisatie is gebaseerd op de volgende richtinggevende uitspraken: 

  • We bieden kwalitatief goed onderwijs dat gericht is op de brede ontwikkeling en de nieuwsgierigheid van kinderen stimuleert. 

  • We geven onderwijs dat kinderen voorbereidt op hun plek als wereldburger. 

  • We geven onderwijs vanuit de christelijke waarden met een open blik naar de wereld om ons heen. 

  • We geven onderwijs dat kinderen uitdaagt hun talenten te ontdekken en ontwikkelen. 

  • We geven onderwijs dat kinderen leert omgaan met een veranderende wereld. 

  • We bieden een open en stimulerende werkomgeving met ruimte voor ontwikkeling en ontmoeting. 

  • We zijn trots op ons vak en geloven in de kracht van samen leren en ontwikkelen. 

 

Het bestuur bestaat uit een éénhoofdig College van Bestuur, Marieke Doddema. Zij geeft leiding aan de organisatie en is verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken binnen de organisatie. 

 

Het onderwijs en de dagelijkse gang van zaken op de scholen zijn de verantwoordelijkheid van de directeuren van de scholen. Naast de Medezeggenschapsraad (MR) per school is er een Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad (GMR). De leden van de GMR zijn gekozen uit personeel en ouders van de Proceon scholen. De GMR overlegt met het College van Bestuur en geeft advies over organisatie brede aangelegenheden. 

 

Het College van Bestuur en de scholen hebben ter ondersteuning de beschikking over een professioneel servicebureau, bestaande uit de volgende disciplines: Personeel & organisatie, Onderwijs & kwaliteit, Bedrijfsvoering (finance, ICT en huisvesting).  

 

Context 

De taken van het hoofd bedrijfsvoering worden al een geruime periode uitgevoerd door een interim hoofd bedrijfsvoering. Deze heeft een achtergrond in het onderwijs als leerkracht, leidinggevende en controller. Onder zijn leiding is de begroting nog nadrukkelijker gekoppeld aan de strategische doelen van de organisatie. Financiën zijn binnen Proceon ondersteunend aan het primaire proces, het onderwijs aan de kinderen. We proberen te denken vanuit ‘ja, tenzij’ uiteraard binnen de financiële kaders. Om die reden zijn we op zoek naar iemand met lef, passend bij het ontwikkelingsgerichte- en vernieuwende karakter van Proceon 

 

Het hoofd bedrijfsvoering is binnen Proceon dé expert op financieel gebied. Er is Proceon veel aangelegen om ‘in control’ te blijven en om dit maximaal te waarborgen wordt de onafhankelijke (financial) controller functie extern belegd. De verhouding tussen het interne Hoofd bedrijfsvoering en de externe controller samen met de bestuurder verder ingevuld.  

 

De basis ten aanzien van de bedrijfsprocessen is gelegd. Voor planning en control is Cogix aangeschaft en in het komende halfjaar wordt een nieuw administratief systeem voor finance en HR geïmplementeerd. Periodiek worden er begrotingsgesprekken gevoerd met de directeuren. In de afgelopen jaren is er een slag gemaakt om directeuren te onderwijzen in financiële processen. Directeuren vinden het fijn dat ze meer inzicht krijgen en dat ze mee kunnen kijken in de toekomst. Van het Hoofd bedrijfsvoering wordt verwacht dat hij/zij de verbanden kan leggen tussen de verschillende beleidsterreinen en dit aan non financials in lekentaal kan uitleggen. 

 

De organisatie is financieel gezond, zowel het weerstandsvermogen als solvabiliteit liggen boven de signaleringsgrens van de inspectie.  

 

Samen met het Hoofd P&O, Hoofd O&K en de bestuurder vorm je een goed team om de scholen optimaal te ondersteunen en integraal naar vraagstukken te kijken. Je maakt onderdeel uit van het MT. 

 

Huisvesting 

Sinds 2011 heeft Proceon het gebouwbeheer ondergebracht bij het bedrijf Sineth. Naast het uitvoeren van onderhoud en aanvragen van subsidie op dit gebied, doen zij bijvoorbeeld ook de meerjaren onderhoudsplanning in samenwerking met de organisatie. Sineth voert ook het onderhoud uit en vraagt op dit gebied ook subsidies aan. Daarnaast hebben zij een adviesrol richting het bestuur. 

 

Van het Hoofd bedrijfsvoering wordt initieel verwacht dat hij of zij aanspreekpunt voor huisvesting kan zijn, ook op strategische niveau. Je zit maandelijks aan tafel met Sineth en schuift aan bij bestuurlijke gesprekken. Evenals het bespreken van huisvestingsplannen met de vijf gemeenten waar Proceon mee te maken heeft. Daarbij is er een grote rol weggelegd in het vertegenwoordigen van de organisatie tijdens (ver)nieuwbouwprojecten. Het hoofd bedrijfsvoering stemt van tevoren de gesprekken af met het CvB en wanneer nodig zal zij op cruciale momenten aanschuiven bij het overleg. Strategische kennis van huisvesting is wel van belang. Daarnaast is contractmanagement een onderdeel van je takenpakket, waarbij het gaat om gebruikersovereenkomsten, huurders, VVE, etc. 

 

ICT 

De implementatie en opstellen van meerjarig onderwijskundig ICT beleid is belegd bij een leerkracht die voor deze taak 2 dagen per week is vrij gepland. Van jou wordt verwacht dat je je op dit gebied vooral bezighoudt met het financiële gedeelte, zoals investeringen, inkoopbeleid en contractmanagement, maar zo mogelijk ook meedenkt op strategisch niveau. 

 

Dit vraagt om een hoofd bedrijfsvoering die naast het hebben van bestuurlijke- en politieke sensitiviteit, ook een bepaalde statuur en (overredings)kracht heeft en kan uitstralen.  

 

Rol inname 

  • Strategische doelstellingen bereiken, met tot in de finesse beheersing van de financiën. 

  • Ontzorgen van de bestuurder op thema’s financiën, ICT en huisvesting. 

  • Tijdig transparante rapportages opleveren met hierin een forecast, zoals jaarbegroting, jaarverslag, kwartaalrapportages, etc. 

  • Gesprekken voeren met directeuren, opstellen van formatieplan in samenwerking met hoofd P&O. 

  • Verantwoordelijk op contractbeheer en risicomanagement. Consequenties van te nemen keuzes goed kunnen inschatten. 

  • Denken in mogelijkheden, kansen zien (zoals het proactief aanvragen van subsidies en het op de kaart zetten van de organisatie), lef tonen met beargumenteerd risico. Zonder out of control te raken. 

  • Goede sparringspartner voor het bestuur alsmede de MT leden. 

  • Naast oog en taal voor financiën, ook oog en taal voor onderwijs. 

  • Optreden als business partner van de scholen waarbij begrotingen en rapportages vanuit co- makerschip tot stand komen, gedacht vanuit kansen en mogelijkheden. 

  • Proactief anticiperen op het optimaliseren en betrouwbaar maken van de processen en systemen. 

  • De informatie en feedback van de scholen terugbrengen binnen de staf, in het bijzonder de financiële administratie, zodat hier proactief op geanticipeerd kan worden. 

  • Kennis en vaardigheden van directeuren vergroten waarbij het interpreteren van gegevens en het meedenken, het analyseren en het achterhalen van trends en voorspellingen onderwerp van gesprek zijn tussen business control en de directeur. 

  • Op zowel strategisch als tactisch niveau werken waarbij je niet schuwt de operatie in te duiken ten behoeve van procesverbetering 

  • communicatief- en sociaal vaardig kunnen opereren naar interne en externe stakeholders. 

  • Genoemde gewenste rollen zijn critical friend, klantgericht, strateeg, sparringpartner en business partner. 

 

Kwaliteit control 

  • Optimaliseren van de P&C cyclus zodat deze aansluit op de informatie behoefte van de diverse stakeholders. 

  • Een P&C die kan rekenen op een hoge afspraak betrouwbaarheid van alle betrokkenen. 

  • Verdiepen van analyses op de begroting en realisatie 

 

Proceon biedt 

  • Een uitdagende functie in een vooruitstrevende onderwijsorganisatie. In deze functie liggen veel aangrijpingspunten om de organisatie verder te ontwikkelen in doelmatigheid, processen en bedrijfsvoering. 
  • Je werkt met betrokken en prettige collegas binnen het servicebureau. Het is goed ‘sparren’ met de bestuurder en de stafmedewerkers over de diverse beleidsterreinen waar de hij of zij mee te maken heeft. We gaan graag met je in gesprek om onze drijfveren voor het onderwijs en onze organisatie verder toe te lichten. 
  • De functie is een 0,8 FTE functie, waarbij een baanomvang van 0,6 FTE ook bespreekbaar is en wordt ingeschaald in OOP 13. De arbeidsvoorwaarden zijn volgens de CAO-PO.